Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Timosen Auto Oy (y-tunnus 0168120-7) (”Timosen Auto”) kerää, miten Timosen Auto käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Timosen Auto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. Timosen Auto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea Timosen Auton liiketoimintaa. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Timosen Auton tarjoamiin automyynti-, huolto-, varaosa-, ja rahoituspalveluihin sekä muihin Timosen Auton tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Timosen Auton yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä Timosen Auton kiinteistöissä vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Timosen Auto Oy (0168120-7) Wahlforssinkatu 1, 80100 Joensuu Yhteystiedot: timosenauto@timosenauto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Timosen Auton ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Timosen Auton tarjoaman tuotteen tai palvelun, kuten ajoneuvon tai huoltopalvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin sekä rekrytointiin perustuu Timosen Auton oikeutettuun etuun. Lisäksi sähköinen suoramarkkinointi perustuu lainsäädännön edellytysten mukaisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• Timosen Auton tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
• Timosen Auton kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
• rekrytointiin

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet

Timosen Auto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

1. Yhteystiedot

Rekisteröidyn nimi, osoite, sukupuoli, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus.

2. Ajoneuvon rekisterinumero

Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä.

3. Tuntemistiedot

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.

4. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakassuhteen yksilöivät tiedot.

5. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot

Tiedot Timosen Auton ja rekisteröidyn tai Timosen Auton ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Timosen Auton väliset yhteydenotot, reklamaatiot, asiakaspalautteet ja muut asiointiedot.

6. Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Timosen Auton palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite ja käytetyt sivut.

7. Kameravalvonta

Timosen Auton kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity on tunnistettavissa.

8. Rekrytointitiedot

Rekisteröidyn työhakemuksessa, ansioluettelossa ja muussa rekrytointimateriaalissa antamat tiedot sekä rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot.

9. Rekisteröidyn antamat suostumukset

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot. Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Timosen Auton ja rekisteröidyn välisen sopimuksen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Timosen Auton palveluiden tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittely sähköiseen suoramarkkinointiin on vapaaehtoista. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin (ks. rekisteröidyn oikeudet).

Tietolähteet:

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajosta sovittaessa, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana. Rekisteröity on voinut antaa Timosen Autolle tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai lähettämällä työhakemuksen. Timosen Auto käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Tietyissä työtehtävissä tehtävään valitun henkilön luottotiedot tarkistetaan työntekijän suostumuksella ja työelämän tietosuojalain edellytysten mukaisesti työntekijän luotettavuuden arvioimiseksi.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Timosen Auto säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Timosen Auto tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta. Koeajoon liittyviä asiakirjoja säilytetään seitsemän vuotta. Tarjouksia säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta. Potentiaalisia asiakkaista koskevia muita tietoja säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta. Työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään enimmillään kahden vuoden ajan rekrytointipäätöksestä. Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Timosen Auton suuntaan. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Timosen Auto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Timosen Autolle IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja Timosen Auton yhteistyökumppaneille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Timosen Auton edustamille maahantuojille mm. maahantuonnin velvoitteista huolehtimiseen, takuisiin, asiakaspalautteisiin ja digitaalisiin palveluihin sekä markkinointiyhteistyöhön liittyen. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa myös saman maahantuojan muille jälleenmyyjille ja huoltoliikkeille markkinointitarkoituksiin ja asiakassuhteiden hoitoon liittyen. Timosen Auto voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Timosen Auto voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Timosen Auto on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli Timosen Auto on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Timosen Auto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Timosen Auto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. Timosen Auto poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2) Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2) Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Timosen Auto voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto: Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Sähköposti: tietosuoja@om.fi Vaihde: 029 56 66700 Faksi: 029 56 66735

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Timosen Auto kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen. Tietosuojaseloste on julkaistu 25.5.2018 ja päivitetty 16.1.2019